📖 VeliTakip Kullanım Kılavuzu

VeliTakip, kreş ve anaokullarına özel olarak geliştirilmiş bulut tabanlı (SaaS) bir yönetim platformudur. Kurumunuzun tüm iş süreçlerini tek bir yerden yönetmenizi sağlar.

Ne İşe Yarar?

• ✓
  Kağıt işlerinden kurtulun: Yoklama defterleri, ödeme makbuzları, duyuru kağıtları tarihe karışır.
• ✓
  Velileri bilgilendirin: Veliler çocuklarının yoklama, gelişim, fotoğraf ve ödeme bilgilerini anında görsün.
• ✓
  Finansınızı kontrol edin: Taksit planları, gelir-gider takibi, gecikme uyarıları otomatik.
• ✓
  İletişimi güçlendirin: Mesajlaşma, duyuru, SMS ve galeri ile veli-kurum iletişimi üst seviyede.
• ✓
  Güvenliği sağlayın: KVKK uyumlu, AES-256 şifreleme, 2FA, denetim kayıtları.

VeliTakip üç ana panelden oluşur. Her panel farklı kullanıcı rolüne hitap eder:

Sistemi ilk defa kurduğunuzda yapmanız gerekenlerin sırası:

Tüm öğrenci kayıtlarını oluşturma, düzenleme, sınıf atama ve veli eşleştirme işlemleri bu modülden yapılır.

Öğrenci Kaydı Nasıl Oluşturulur?

Özellikler

• ✓
  Filtreleme: Sınıf, yaş grubu, aktif/pasif durumuna göre öğrenci listesi filtreleme.
• ✓
  Acil iletişim: Her öğrenci için acil durum kişi bilgileri tanımlama.
• ✓
  Çoklu veli: Bir öğrenciye birden fazla veli tanımlayabilirsiniz (anne, baba, vasi).
• ✓
  Ödeme planı: Öğrenci kaydı sırasında doğrudan ücret planı atayabilirsiniz.

Sınıflarınızı oluşturun, yaş gruplarını belirleyin, kapasite takibi yapın ve öğretmen atamalarını yönetin.

Nasıl Kullanılır?

• ✓
  Kapasite takibi: Doluluk oranı otomatik hesaplanır. Kapasiteyi aştığınızda uyarı alırsınız.
• ✓
  Sınıf bazlı işlemler: Yoklama, duyuru, galeri ve mesajlaşma hep sınıf bazlı çalışır.

Öğretmen, yardımcı personel ve diğer çalışanlarınızı sisteme kaydedin. Maaş takibi ve izin yönetimi yapın.

• ✓
  Rol atama: Her personele öğretmen, personel veya yönetici rolü verin. Yetkiler role göre belirlenir.
• ✓
  Maaş yönetimi: Aylık maaş kayıtları, bordro takibi.
• ✓
  İzin takibi: Yıllık, mazeret ve hastalık izinlerinin takibi.
• ✓
  Sınıf ataması: Öğretmenleri ilgili sınıflara atayın.

Birden fazla şubeniz varsa her şubeyi ayrı ayrı tanımlayabilirsiniz. Sınıflar ve personel şubelere bağlanır.

• ✓
  Şube bazlı raporlama: Her şubenin öğrenci sayısı, yoklama ve finansını ayrı takip edin.
• ✓
  Merkezi yönetim: Tüm şubelerinizi tek hesaptan yönetin.

Eğitim dönemlerini oluşturun ve yönetin. Her dönem kendi öğrenci listesi, yoklama ve ödeme verileriyle çalışır.

Sistemdeki kullanıcı rollerini ve erişim yetkilerini yönetin.

Varsayılan Roller

• ✓
  Kurum Yöneticisi: Tüm kurum paneline erişim. Ayarlar, finansal bilgiler dahil her şeyi görebilir.
• ✓
  Öğretmen: Kendi sınıfının yoklaması, mesajlaşma, galeri, gelişim değerlendirme. Finansı göremez.
• ✓
  Personel: Kısıtlı erişim. Sadece atanan modülleri kullanır.
• ✓
  Veli: Sadece kendi çocuğunun bilgilerine erişir. Başka çocukların verisini göremez.

Özel Roller

Varsayılan roller yetmiyorsa, Ayarlar → Roller bölümünden özel roller oluşturabilirsiniz. Her role hangi modüllere erişebileceğini tek tek belirleyebilirsiniz.

Panel → Ayarlar bölümünden kurumunuzun tüm temel ayarlarını yönetin:

• ✓
  Genel Ayarlar: Kurum adı, logo, adres, telefon, e-posta.
• ✓
  İletişim Ayarları: SMS servis bilgileri (kullanıcı adı, şifre, gönderici adı).
• ✓
  Dönem Ayarları: Aktif dönem seçimi.
• ✓
  Şube Ayarları: Şube ekleme ve düzenleme.
• ✓
  Rol Ayarları: Özel roller ve yetki tanımlama.

Her gün sınıf bazlı yoklama alın. Devamsız öğrencilerin velilerine otomatik bildirim gönderin.

Yoklama Nasıl Alınır?

Yoklama İstatistikleri

Panel → Yoklama → İstatistikler bölümünden sınıf bazlı, öğrenci bazlı ve tarih aralığına göre devamsızlık raporları alabilirsiniz. PDF ve Excel olarak dışa aktarım yapabilirsiniz.

Ücret planları oluşturun, taksitlendirin, tahsilatları kaydedin. Gelir-gider takibiniz her zaman güncel kalsın.

Ödeme Planı Oluşturma

Tahsilat Kaydı

Ödeme geldiğinde ilgili taksiti seçip "Ödeme Al" butonuna basın. Kısmi ödeme de kabul edilir. Sistem kalan borcu otomatik günceller.

Özellikler

• ✓
  İndirim: Yüzdelik veya sabit tutar indirimi uygulayabilirsiniz.
• ✓
  Gecikme uyarısı: Vadesi geçen ödemeler otomatik "Gecikmiş" olarak işaretlenir.
• ✓
  Gelir-gider: Gider kalemlerini de ekleyerek net kar/zarar raporunuzu görün.
• ✓
  PDF/Excel export: Ödeme raporlarını dışa aktarın.

Tüm kuruma veya belirli sınıflara duyuru gönderin. İsterseniz SMS ile de bilgilendirme yapın.

Veliler duyuruları hem panellerinde hem de SMS olarak alır. Okunma durumlarını takip edebilirsiniz.

Veli-öğretmen ve veli-yönetici arasında güvenli, anlık mesajlaşma. Dosya ve fotoğraf da paylaşabilirsiniz.

• ✓
  Birebir mesajlaşma: Veli ile öğretmen arasında özel mesaj.
• ✓
  Dosya eki: Mesajlara fotoğraf veya belge eklenebilir.
• ✓
  Okundu bilgisi: Mesajın okunup okunmadığını görebilirsiniz.
• ✓
  Filtreleme: Sınıfa, tarihe veya kişiye göre mesaj arama.

Veliler, çocukları gelmeyecekse veli panelinden izin bildirimi gönderebilir. Kurum tarafı bu bildirimleri onaylar veya reddeder.

• ✓
  Veli başlatır: Tarih, süre ve sebep belirterek izin talebi oluşturur.
• ✓
  Kurum onaylar: İzin talebi kurum tarafından görüntülenir ve onaylanır.
• ✓
  Yoklamaya yansır: Onaylanan izinler yoklamada otomatik "İzinli" olarak işlenir.

Her öğrencinin gelişimini yaş grubuna uygun kriterlerle değerlendirin. Dönemlik raporlar oluşturun, velilerle paylaşın.

Gelişim Alanları

• ✓
  Bilişsel Gelişim: Sayma, renk tanıma, problem çözme, dikkat süresi.
• ✓
  Sosyal-Duygusal Gelişim: Paylaşma, iş birliği, duygu ifadesi.
• ✓
  Motor Gelişim: İnce motor, kaba motor becerileri.
• ✓
  Dil Gelişimi: Kelime hazinesi, cümle kurma, dinleme.
• ✓
  Öz Bakım: Yemek yeme, giyinme, tuvalet alışkanlıkları.

Nasıl Kullanılır?

Öğretmen, her öğrenci için gelişim göstergelerini "Başlangıç / Gelişiyor / Ulaştı" olarak işaretler. Dönem sonunda veliye rapor olarak paylaşılır. Veliler bu raporu veli panelinden görebilir.

Günlük yapılan aktiviteleri kaydedin. Veliler çocuklarının gün içinde neler yaptığını takip edebilsin.

• ✓
  Kategori bazlı: Sanat, müzik, oyun, spor, bilim gibi kategoriler.
• ✓
  Günlük kayıt: Her sınıf için günlük aktivite girişi yapılır.
• ✓
  Veli görünümü: Veliler çocuklarının katıldığı aktiviteleri günlük olarak görebilir.

Haftalık ders/etkinlik programını sınıf bazlı oluşturun. Veliler programı kendi panelinden görebilir.

• ✓
  Zaman dilimleri: Gün ve saat bazlı program oluşturma.
• ✓
  Ders/etkinlik tanımı: Müzik, resim, İngilizce, serbest oyun vb. dersler.
• ✓
  Öğretmen ataması: Her ders için sorumlu öğretmen belirleme.

Etkinlik ve günlük fotoğraflarını sınıf bazlı albümlerde paylaşın. Veliler sadece kendi çocuklarının sınıfını görsün.

Albüm Oluşturma

Doğum günleri, geziler, tiyatro, spor günleri gibi etkinlikleri planlayın ve yönetin.

• ✓
  Etkinlik oluşturma: Başlık, açıklama, tarih, konum bilgileri girin.
• ✓
  Bütçe takibi: Etkinlik bütçesini ve harcamaları kaydedip takip edin.
• ✓
  Materyal listesi: Etkinlik için gereken malzemeleri listeleyin.
• ✓
  Veli katılım anketi: Velilere katılım onayı gönderin.
• ✓
  Etkinlik şablonları: Tekrarlayan etkinlikler için şablonlar oluşturun.

Haftalık/aylık yemek menüsünü oluşturun ve velilerle paylaşın.

• ✓
  Günlük menü: Kahvaltı, ara öğün, öğle, ikindi için ayrı ayrı yemek girişi.
• ✓
  Şablon menüler: Haftalık menü şablonları oluşturup tekrar kullanın.
• ✓
  Sınıf bazlı atama: Farklı yaş gruplarına farklı menüler atayabilirsiniz.
• ✓
  Veli görünümü: Veliler günlük menüyü kendi panellerinde görebilir.

Kırtasiye, temizlik malzemesi, gıda gibi stok kalemlerini takip edin.

• ✓
  Kategori yönetimi: Kırtasiye, temizlik, gıda, oyuncak vb.
• ✓
  Stok giriş/çıkış: Her hareketin kaydını tutun.
• ✓
  Minimum stok uyarısı: Belirlediğiniz sınırın altına düşünce uyarı alın.
• ✓
  Sınıf bazlı dağıtım: Hangi sınıfa ne kadar malzeme dağıtıldığını takip edin.
• ✓
  Talep sistemi: Öğretmenler malzeme talebinde bulunabilir.

Velilere toplu veya tekli SMS gönderin. Duyuru, yoklama, ödeme hatırlatma gibi bildirimlerde SMS kullanın.

• ✓
  Toplu SMS: Tüm velilere veya sınıf bazlı toplu mesaj gönderin.
• ✓
  Serbest SMS: İstediğiniz numara ve mesajla SMS gönderin.
• ✓
  SMS kredisi takibi: Kalan krediyi kurum ayarlarından takip edin.
• ✓
  Gönderim logları: Hangi SMS'in kime gittiğini ve durumunu görüntüleyin.

Sistemle ilgili sorun veya önerilerinizi destek talebi olarak gönderebilirsiniz. Talepleriniz SaaS ekibi tarafından takip edilir.

VeliTakip, KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) uyumlu olarak tasarlanmıştır.

• ✓
  Aydınlatma metni: İlk girişte kullanıcılara aydınlatma metni gösterilir.
• ✓
  Açık rıza: 6 farklı kategoride (genel veri, sağlık, fotoğraf, SMS, iletişim, profil) açık rıza alınır.
• ✓
  Onay takibi: Hangi velinin hangi onayları verdiğini Panel → Denetim Kayıtları → KVKK bölümünden takip edin.
• ✓
  Onay geri çekme: Veliler istedikleri zaman onaylarını geri çekebilir.

Sistemde kim, ne zaman, ne yaptı? Tüm kritik işlemler otomatik olarak kaydedilir.

• ✓
  Giriş kayıtları: Kim ne zaman sisteme giriş yaptı.
• ✓
  Veri değişiklikleri: Öğrenci, ödeme, yoklama gibi verilerde yapılan değişiklikler.
• ✓
  Export logları: Kim ne zaman PDF veya Excel dışa aktarımı yaptı.
• ✓
  Veri maskeleme: Loglarda TC kimlik gibi hassas veriler maskelenir (123****901).
• ✓
  Değiştirilemez: Kayıtlar append-only'dir, silinemez veya düzenlenemez.

VeliTakip, çocuk ve aile verilerinin güvenliğini en üst düzeyde korur.

• ✓
  AES-256 Şifreleme: TC kimlik ve sağlık verileri veritabanında şifreli saklanır.
• ✓
  2FA (İki Faktörlü Doğrulama): Giriş yaparken SMS ile doğrulama kodu. Profil ayarlarından aktif edin.
• ✓
  Oturum zaman aşımı: 30 dakika işlem yapılmadığında otomatik çıkış.
• ✓
  Güçlü şifre zorunluluğu: Minimum 8 karakter, büyük harf, küçük harf ve rakam zorunlu.
• ✓
  Brute force koruması: 5 başarısız giriş denemesinden sonra hesap geçici olarak kilitlenir.
• ✓
  HTTPS/SSL: Tüm veri iletişimi şifreli kanaldan yapılır.
• ✓
  Tenant izolasyonu: Her kurum sadece kendi verilerini görür. Kurumlar arası veri sızıntısı mümkün değildir.
• ✓
  IDOR koruması: Veliler sadece kendi çocuklarının bilgilerine erişebilir. URL manipülasyonu engellenmiştir.

Veliler velitakip.com.tr/veli adresinden telefon + şifre ile giriş yapar. Çocuklarının tüm bilgilerine buradan ulaşır.

Veliler Neler Görebilir?

• ✓
  Dashboard: Çocuğun bugünkü yoklama durumu, günün menüsü, yeni fotoğraflar ve bildirimler.
• ✓
  Yoklama geçmişi: Günlük yoklama durumu, aylık devamsızlık özeti.
• ✓
  Ödemeler: Ödeme planı, taksit durumları, geçmiş ödemeler, kalan borç.
• ✓
  Galeri: Çocuğun sınıfına ait fotoğraf albümleri.
• ✓
  Yemek menüsü: Günlük ve haftalık yemek menüsü.
• ✓
  Duyurular: Kurumdan gelen tüm duyurular.
• ✓
  Mesajlar: Öğretmen ve yönetim ile mesajlaşma.
• ✓
  Gelişim raporu: Çocuğun gelişim değerlendirmesi ve dönemlik raporlar.
• ✓
  Aktiviteler: Günlük yapılan etkinlikler ve katılım durumu.
• ✓
  Ders programı: Haftalık program.
• ✓
  Etkinlikler: Yaklaşan etkinlikler ve katılım onayı.
• ✓
  İzin bildirimi: Çocuk gelmeyecekse izin talebi oluşturma.
• ✓
  Profil: Kişisel bilgilerini güncelleme, şifre değiştirme, 2FA aktif etme.